Competenze
Protocollo:
- accettazione degli atti al S.O. Protocollo
- protocollazione posta in arrivo attraverso pec, interpro, suap, cartacea pervenuta dal servizio postale e da servizi postali privati, brevi manu direttamente dal cittadino con rilascio timbro di arrivo, scansione immediata della documentazione da trasmettere agli uffici; smistamento agli uffici;
- preparazione collegamento giornaliero della posta protocollata tra le varie sedi svolto da personale interno, riconsegna delle cartelline e smistamento;
- spedizione della posta: predisposizione della posta per la spedizione attraverso divisione della corrispondenza nelle varie tipologie: posta ordinaria sul territorio del comune di Rosignano Marittimo e di Cecina e posta raccomandata per il territorio di Rosignano Marittimo; preparazione di liste e rendiconto per la spedizione; predisposizione liste per le raccomandate fuori dal territorio comunale e spedizione posta ordinaria fuori dal territorio del comune attraverso macchina affrancatrice in dotazione al servizio protocollo; altra tipologia di spedizione da preparare e consegnare all'economo; rendiconto giornaliero delle spese postali;
- rapporti con tutti gli uffici del comune per consulenza, aiuto per spedizioni, protocollazione;
- rapporti con il cittadino per informazioni
- attività amministrativa: impegni di spesa per rendiconto spese postali e ditta privata; manutenzione macchina affrancatrice e relative liquidazioni;
- gestione bandiere
Archivio
- gestione di 2 sedi di deposito: 1 centrale c/o sede di via dei Lavoratori e l'altro di deposito in loc. Morelline
- ritiro periodico dei documenti concordati con i vari servizi a seconda delle necessità
- ordinamento e inventariazione delle sedi d'archivio per permettere la ricerca e relativa consultazione
- presenza di un giorno alla settimana presso la sede in loc. Morelline per ordinare il materiale d'archivio, trasferimento, accessi diretti sul posto
- accesso esterno agli atti da parte di privati e interno per gli uffici comunali con riproduzione atti e/o consegna degli originali a seconda delle richieste; consultazione giornaliera della serie pratiche edilizie per conformità urbanistiche con spostamento fisico di filze, scatole di ogni tipologia documentale
- agente contabile: rendiconto degli incassi riscossi per gli accessi agli atti dell'archivio con versamenti quindicinali in Tesoreria, verifiche periodiche e generale da parte dei Revisori dei Conti del Comune
- registro accesso agli attivi
Notifica
- Notificazione atti, quale “conoscenza legale" ad un cittadino della presenza di un determinato atto da parte della P.A.
- trasformazione di atti di natura amministrativa, sia prodotti dall'ente, sia di provenienza di altri enti della P.A - in modo cartaceo e/o digitale - in copie analogiche conformi all'originale digitale;
- registrazione in apposito repertorio, con tutte le annotazioni del processo di notificazione, e successiva restituzione al mittente.
- richiesta semestrale di rimborso delle spese di notifica, cosi come previsto dalla normativa vigente.
- gestione in apposito repertorio di atti predisposti principalmente in formato digitale e rilascio di attestato di avvenuta pubblicazione o certificato di esecutività.
